Política de privacidad

1. Quiénes somos

Nvora (Nvora Technology Solutions) ofrece un software en línea que gimnasios y estudios usan para administrar socios, membresías, cobros, recordatorios, control de acceso y finanzas. Esta política explica qué datos personales maneja el servicio, para qué y qué derechos tienes. Puedes escribirnos a hello@nvora.app o desde nuestra página de contacto.

2. Quién es responsable de cada dato

• Datos de los socios de un gimnasio: cada gimnasio decide qué datos de sus socios registra en Nvora y para qué los usa. El gimnasio es el responsable de esos datos y Nvora actúa como encargado del tratamiento, siguiendo sus instrucciones.
• Datos de la cuenta del gimnasio y de su equipo, y mensajes que nos envías: Nvora es el responsable.

Si eres socio de un gimnasio y quieres consultar, corregir o eliminar tus datos, escríbele primero a tu gimnasio. Nosotros lo ayudamos a atender tu solicitud.

3. Qué datos tratamos

Cuenta del gimnasio y usuarios del equipo

• Nombre del gimnasio, nombre del dueño, correo, teléfono, dirección (opcional) y tipo de negocio.
• Usuarios del equipo: nombre, correo, rol y permisos.
• Las contraseñas se guardan cifradas con un algoritmo de un solo sentido (hash), nunca en texto plano.
• Datos de la suscripción: plan, fechas de vencimiento y registro de pagos a Nvora.

Socios del gimnasio (los registra el gimnasio)

• Nombre completo, correo, teléfono, fecha de nacimiento, género, dirección y notas internas, según lo que complete el gimnasio.
• Foto del socio, que se usa en la tarjeta digital y para la verificación con foto en recepción.
• Plan de membresía, fechas de inicio y vencimiento y estado (activo, por vencer, vencido o suspendido).
• Pagos: monto, método (efectivo, datáfono, transferencia o SINPE), número de folio y estado.
• Historial de asistencias: fecha y hora de cada entrada.
• Mensajes enviados a los socios (recordatorios de renovación y felicitaciones de cumpleaños) y su estado de envío.

Datos faciales (solo si el gimnasio lo activa)

El reconocimiento facial es una función opcional, en fase beta, que viene desactivada. Si un gimnasio la activa, el navegador del dispositivo de recepción calcula una plantilla facial de 128 números a partir de la foto de la tarjeta del socio y la compara, en ese mismo dispositivo, con la imagen de la cámara. Las imágenes de la cámara no se suben ni se guardan: solo se guarda la plantilla de 128 números, asociada al socio. La plantilla se borra cuando la foto del socio cambia o se elimina, y deja de usarse si el gimnasio desactiva la función. El gimnasio es responsable de informar a sus socios y obtener su consentimiento antes de usarla.

Visitantes del sitio y mensajes de contacto

• Si usas el formulario de contacto o de registro: nombre, correo, nombre del gimnasio y mensaje.
• Datos técnicos como la dirección IP y el navegador, que usamos por seguridad (por ejemplo, para limitar intentos repetidos) y que quedan en los registros del servidor.

Rutinas de entrenamiento (solo si el gimnasio las usa)

• Las rutinas que un coach arma para un socio (ejercicios, series y notas), asociadas a ese socio.
• El acceso a la rutina se protege con un enlace personal y un PIN de 4 dígitos que define el gimnasio. El PIN se guarda cifrado.
• Lo que el socio marca como hecho y el reloj de descanso quedan solo en su propio celular (almacenamiento local); no se envían a Nvora.
• Si el socio instala la rutina como app y activa los avisos, guardamos la suscripción técnica de ese dispositivo para avisarle cuando su rutina cambie.

Actividad del equipo

• Para que el dueño del gimnasio supervise a su equipo, Nvora registra qué usuario del equipo hizo cada acción (por ejemplo, registrar un socio, anotar un pago o cambiar una rutina) y cuándo.

Reseñas

• Si dejas una reseña de Nvora mediante un enlace de reseña, guardamos tu nombre, gimnasio, comentario, foto opcional y tu autorización para publicarla. Solo la publicamos después de revisarla y puedes pedirnos que la retiremos cuando quieras.

4. Chat del sitio y asesores en vivo

Asistente automático

• El chat de nuestro sitio responde con un asistente automático que puede usar inteligencia artificial. Sus respuestas son informativas, pueden contener errores y no son una oferta vinculante: los precios y condiciones que aplican son los publicados en este sitio y en nuestros Términos y condiciones.
• Para responderte, el texto de tus mensajes (no tu nombre ni tus datos de contacto, salvo que los escribas) se envía a un proveedor de inteligencia artificial: Groq, Google (Gemini), OpenRouter, Cerebras o Mistral, según disponibilidad. Te pedimos no escribir datos personales sensibles en el chat.
• La conversación también se guarda en tu propio navegador durante 24 horas para que continúe al cambiar de página.

Chat en vivo con un asesor

• Si pides hablar con una persona, te pedimos tu nombre y, de forma opcional, tu correo o WhatsApp. Un asesor comercial de Nvora verá la conversación, incluido lo que hablaste antes con el asistente.
• Mientras la conversación está abierta, el asesor puede ver qué página de nuestro sitio estás viendo y el texto que vas escribiendo antes de enviarlo, para ayudarte más rápido. Si prefieres que no vea un borrador, escríbelo en otro lugar y pégalo cuando esté listo.
• También guardamos la hora de cada mensaje, tu dirección IP y tu navegador, por seguridad y para evitar abusos.
• Conservamos las conversaciones del chat en vivo hasta 24 meses para dar seguimiento a tu solicitud y mejorar el servicio, y luego las eliminamos.

5. Para qué usamos los datos

• Para prestar el servicio: mostrar el panel, registrar pagos, verificar accesos y generar reportes.
• Para enviar mensajes en nombre del gimnasio (recordatorios de renovación y felicitaciones de cumpleaños) por correo y, si está activado, por WhatsApp.
• Para enviar avisos del servicio a los gimnasios: activación de la cuenta, credenciales, recordatorios de la suscripción y confirmaciones de pago.
• Para responder solicitudes de soporte y mensajes de contacto.
• Para mantener el servicio seguro y evitar abusos.

No vendemos datos personales ni los usamos para publicidad.

6. Proveedores que nos ayudan

Para que Nvora funcione usamos proveedores que tratan datos por cuenta nuestra, solo en lo necesario para prestar el servicio:

• Alojamiento: los servidores donde corren la aplicación y la base de datos.
• Envío de correos: Gmail SMTP (Google) o Brevo, según la configuración.
• WhatsApp: la API de WhatsApp Business de Meta, solo cuando hay un número de WhatsApp Business conectado. Para entregar el mensaje se envían a Meta el teléfono del socio y el texto.
• Tipografías: nuestro sitio usa fuentes propias. La página pública de cada gimnasio y algunas pantallas de inicio de sesión cargan fuentes desde Google Fonts, que recibe tu dirección IP.
• Inteligencia artificial (chat del sitio): Groq, Google (Gemini), OpenRouter, Cerebras o Mistral reciben el texto de los mensajes del chat para generar la respuesta.
• Notificaciones: los avisos push viajan por el servicio de notificaciones de tu navegador o celular (Google, Apple, Mozilla o Microsoft), que solo recibe un aviso cifrado y vacío.
• Analítica: Google Analytics (Google), solo si aceptas las cookies de análisis.

Algunos de estos proveedores pueden tratar datos fuera de Costa Rica, bajo sus propios compromisos de seguridad y privacidad.

7. Cookies y almacenamiento local

• Cookie de sesión: necesaria para mantener tu sesión iniciada y proteger los formularios contra falsificaciones (CSRF). Es temporal: dura lo que dura tu sesión.
• Cookie «Mantener sesión iniciada»: solo si marcas esa opción al ingresar; dura hasta 30 días.
• Preferencias en tu navegador (cookies y almacenamiento local), como el idioma y la moneda que elegiste, y tu decisión sobre las cookies (nv_consent, 6 meses).
• Cookies de análisis (Google Analytics): en el sitio público usamos Google Analytics para medir las visitas y mejorar el sitio. Sus cookies (_ga, _ga_*) solo se guardan si las aceptas en el aviso de cookies; hasta entonces, Analytics no guarda nada en tu dispositivo. Google recibe datos técnicos de tu visita (páginas vistas, ubicación aproximada, dispositivo y navegador). No usamos Analytics dentro de los paneles de los gimnasios.

No usamos cookies de publicidad. Puedes cambiar tu decisión cuando quieras con el enlace Cookies del pie de página, o borrar las cookies desde la configuración de tu navegador.

8. Cuánto tiempo guardamos los datos

Guardamos los datos de la cuenta y de los socios mientras la cuenta del gimnasio esté activa. Algunos plazos concretos:

• Conversaciones del chat en vivo y mensajes de contacto: hasta 24 meses.
• Notificaciones push pendientes: 7 días.
• Historial del chat del sitio en tu navegador: 24 horas.
• Registros de pagos: el tiempo que exijan las leyes tributarias y contables.

Si un gimnasio cierra su cuenta, puede pedirnos que eliminemos sus datos; lo haremos, salvo los registros que debamos conservar por obligación legal (por ejemplo, registros de pagos). Los gimnasios pueden editar o eliminar los datos de sus socios desde su panel en cualquier momento, y exportar su lista de socios antes de irse.

9. Seguridad

Usamos conexiones cifradas (HTTPS), contraseñas cifradas con hash, permisos por rol para el equipo, credenciales de integraciones guardadas de forma cifrada y límites a los intentos repetidos. Ningún sistema es 100 % seguro, pero trabajamos para proteger tus datos y avisaremos a los gimnasios afectados si detectamos un incidente que los ponga en riesgo.

10. Tus derechos

De acuerdo con la Ley 8968 de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales de Costa Rica y demás leyes aplicables, tienes derecho a acceder a tus datos, rectificarlos, pedir su eliminación y oponerte a su tratamiento. Para ejercerlos, escríbenos a hello@nvora.app. Si eres socio de un gimnasio, escribe primero a tu gimnasio. También puedes acudir a la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (PRODHAB).

11. Menores de edad

Nvora está pensado para negocios: para crear una cuenta de gimnasio o un usuario del equipo debes ser mayor de 18 años. Si un gimnasio registra socios menores de edad, es responsable de contar con el consentimiento de sus padres o tutores, también para fotos y reconocimiento facial.

12. Visitantes y clientes fuera de Costa Rica

Nvora se opera desde Costa Rica y puede usarse desde otros países.

• Transferencias internacionales: algunos de nuestros proveedores (alojamiento, correo, WhatsApp, analítica e inteligencia artificial) pueden tratar datos en otros países, como Estados Unidos. Solo usamos proveedores que ofrecen compromisos adecuados de seguridad y privacidad.
• Unión Europea, Reino Unido y leyes similares: tratamos los datos para prestar el servicio que pediste (contrato), para proteger el servicio y responder tus mensajes (interés legítimo), para cumplir obligaciones legales, y para analítica solo con tu consentimiento. Puedes retirar tu consentimiento cuando quieras y presentar una reclamación ante la autoridad de protección de datos de tu país.
• California y otros estados de EE. UU.: no vendemos ni compartimos información personal para publicidad basada en tu comportamiento.
• Los gimnasios fuera de Costa Rica son responsables de cumplir las leyes de protección de datos de su país respecto a sus socios, en especial para fotos y reconocimiento facial (datos biométricos).

13. Cambios en esta política

Podemos actualizar esta política cuando el servicio cambie. Publicaremos la nueva versión en esta página con su fecha de actualización y avisaremos por correo a los gimnasios si el cambio es importante. Consulta también los Términos y condiciones.